L’Insurance Company of Prince Edward Island (ICPEI) s’engage à protéger vos renseignements personnels. Cette Politique vise à vous informer et à décrire la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels au Canada. Notre Politique de Confidentialité tient compte des exigences législatives canadiennes, des normes de l’industrie et des principes de confidentialité. La présente Politique ne s’applique pas aux renseignements recueillis au sujet de nos employés ni aux renseignements qui ne sont pas des renseignements personnels.
ICPEI se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois provinciales sur la protection de la vie privée en Alberta (Personal Information Protection Act), en Colombie-Britannique (Personal Information Protection Act) et au Québec (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé). ICPEI se conforme également aux pratiques des directives réglementaires de l’industrie de l’assurance en matière de protection de la vie privée qui décrivent les droits des consommateurs et les devoirs et responsabilités des compagnies d’assurance relativement à la collecte, l’utilisation, la distribution et la conservation des renseignements personnels.
Que sont les renseignements personnels ?
Les renseignements personnels sont des informations qui peuvent être utilisées pour vous identifier explicitement ou pour vous contacter. Il s’agit notamment de renseignements tels que votre nom, votre adresse courriel, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre date de naissance ou toute information spécifique vous concernant demandée afin de vous fournir une couverture d’assurance ou d’enquêter sur une réclamation d’assurance. Les informations qui, en soi, ne peuvent être explicitement liées à votre identité ne sont pas considérées comme des renseignements personnels.
Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels
Nous pouvons obtenir des renseignements personnels directement de votre part ou par l’intermédiaire de représentants et d’agents, d’autres assureurs, de bureaux de crédit, de demandes ou par d’autres moyens légitimes.
ICPEI et nos représentants et agents recueillent, utilisent et divulguent des renseignements personnels aux fins suivantes :
- Maintenir les communications avec les clients, les bénéficiaires et les représentants de ICPEI ;
- Le service, la facturation et l’administration des polices et des sinistres ;
- La souscription de votre demande de police, y compris les modifications ou les renouvellements ;
- Enquêter et régler les sinistres ;
- La détection et la prévention de la fraude, des réclamations suspectes ou d’autres activités illégales ;
- Compiler des statistiques pour l’analyse de nos activités et la recherche et la modélisation de la souscription ;
- Effectuer des tâches administratives telles que des activités de comptabilité et de système d’information ;
- Faire des rapports aux entités réglementaires et/ou d’assurance ;
- Vous informer de temps à autre de certains produits ou services offerts par ICPEI ;
- Répondre à vos demandes de renseignements concernant votre/vos compte(s) et d’autres services ; et
- Agir en conformité aux requêtes ou aux autorisations des agences d’application de la loi.
Les agents et représentants externes de ICPEI qui recueillent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels en notre nom le font en conformité avec la présente Politique et uniquement aux fins énoncées dans la présente Politique.
Partage des renseignements personnels avec d’autres
ICPEI ne divulgue aucun renseignement personnel vous concernant à des tiers, sauf dans les cas décrits ci-dessous ou si la loi l’exige ou le permet.
Divulgation générale au sein de ICPEI
En vous fournissant des services, ICPEI peut partager vos renseignements personnels avec ses sociétés affiliées. Les sociétés affiliées n’utiliseront, ne conserveront et ne divulgueront les renseignements personnels qu’aux fins identifiées dans la présente Politique.
Divulgation à des tiers
De temps à autre et selon les besoins, ICPEI peut divulguer vos renseignements personnels à des agents ou fournisseurs de services externes qui effectuent des services en notre nom, par exemple des courtiers d’assurance, des agents d’assurance, des réassureurs, des agents des technologies de l’information, des fournisseurs de courrier, des évaluateurs, des services de traitement de données, des enquêteurs privés, des experts en sinistres et des avocats, ou des fournisseurs de services similaires. Les agents ou fournisseurs de services externes qui recueillent et utilisent des renseignements personnels sont soumis aux Politiques de Confidentialité de ICPEI et sont régis par la présente Politique et la législation applicable en matière de protection de la vie privée.
Les renseignements personnels peuvent être utilisés par ICPEI et divulgués à des tiers liés au financement, à la sécurisation, à l’assurance, à la vente, à la cession ou à l’aliénation proposés ou réels de la totalité ou d’une partie de ICPEI ou de nos actifs commerciaux dans le but d’évaluer et de réaliser la transaction proposée.
ICPEI peut divulguer des renseignements personnels si cela s’avère nécessaire pour répondre à des exigences légales, réglementaires, d’assurance, d’audit et de sécurité et autrement avec votre consentement ou si la loi le permet ou l’exige.
Divulgation à l’extérieur du Canada
Les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés, divulgués, transférés, entreposés ou traités à l’extérieur du Canada aux fins décrites dans la présente Politique, et peuvent être assujettis à des exigences légales dans des pays étrangers applicables à nous ou aux tiers décrits ci-dessus, par exemple des exigences légales de divulguer des renseignements personnels aux autorités gouvernementales à l’extérieur du Canada.
Consentement
ICPEI recueille, utilise, conserve et divulgue vos renseignements personnels avec votre consentement, sauf si la loi le permet ou l’exige. Nous pouvons être tenus ou autorisés, en vertu d’une loi ou d’un règlement, à recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans votre consentement, par exemple pour nous conformer à une ordonnance d’un tribunal, à des règlements locaux ou fédéraux ou à une enquête légalement autorisée par un organisme gouvernemental, ou pour recouvrer une dette qui nous est due.
Le consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels peut être donné de différentes manières. Le consentement peut être explicite (par exemple, oralement, électroniquement ou sur un formulaire que vous pouvez signer et qui décrit les utilisations et divulgations prévues des renseignements personnels) ou implicite (par exemple, lorsque vous fournissez des informations nécessaires à la souscription ou au règlement des sinistres). Le consentement peut être donné par votre représentant autorisé (tel qu’un avocat, un tuteur légal ou une personne ayant une procuration). En général, en nous fournissant des renseignements personnels, nous supposerons que vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions ces renseignements aux fins identifiées ou décrites dans la présente Politique.
Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à tout moment, sous réserve de restrictions contractuelles et légales et d’un préavis raisonnable. Si vous décidez de retirer votre consentement à certaines utilisations de vos renseignements personnels, il se peut que nous ne soyons plus en mesure de fournir nos produits ou services. Lorsque nous vous avons fourni, ou que nous vous fournissons, une couverture d’assurance, votre consentement sera valide tant qu’il sera nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente Politique ou autrement au moment de la collecte, et il se peut que vous ne soyez pas autorisé à retirer votre consentement à certaines utilisations et divulgations nécessaires (notamment pour la tenue de dossiers d’affaires et de transactions raisonnables et les divulgations aux entités gouvernementales canadiennes et provinciales requises pour se conformer aux lois).
Mesures de sécurité
ICPEI a mis en place des mesures de sécurité raisonnables, appropriées à la sensibilité des renseignements sous notre contrôle, pour protéger les renseignements personnels contre la perte et le vol, ainsi que contre l’utilisation, la divulgation, la copie ou la modification non autorisées. Les employés et les tiers autorisés auront accès aux renseignements personnels afin de remplir les exigences de leur emploi ou de leur contrat, mais nous limitons l’accès aux renseignements personnels à ces employés et tiers selon le principe du besoin de savoir, conformément à la présente Politique.
ICPEI n’assume aucune responsabilité pour l’interception, l’altération ou l’usage inapproprié des informations qui nous sont transmises par Internet ou qui sont mal acheminées par courrier.
Conservation et destruction
ICPEI ne conservera vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que nous entretiendrons un lien avec vous ou que la loi l’exigera. Une fois la période de conservation expirée, vos renseignements personnels seront détruits, anonymisés et/ou archivés sur un site sécurisé.
Accès à vos renseignements personnels
Sur demande écrite et après confirmation de votre identité, vous pouvez, à tout moment, demander une copie des renseignements personnels que nous avons en main. ICPEI répondra à toutes les demandes dans un délai de 30 jours. Si un délai supplémentaire est nécessaire, nous vous en informerons. Lorsqu’une demande de divulgation est refusée, nous vous fournirons une explication du refus.
ICPEI fait tous les efforts raisonnables pour maintenir vos renseignements exacts et à jour. Si vous pensez que ces renseignements sont incomplets ou doivent être mis à jour, veuillez nous contacter et nous travaillerons avec vous pour effectuer les mises à jour nécessaires.
Votre droit d’accès ou de modification des renseignements personnels peut être soumis à des exigences légales.
Mises à jour de notre Politique de Confidentialité
ICPEI se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment. En cas de mise à jour importante de la présente Politique, ICPEI affichera un avis de modification sur son site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la Politique pour prendre connaissance des changements. Si nous avons l’intention d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à des fins matériellement différentes de celles décrites dans la présente Politique, nous ferons des efforts raisonnables pour en informer les personnes concernées.
Nous joindre
Si vous avez des questions sur cette Politique de Confidentialité, vous pouvez contacter notre Responsable de la Protection des Renseignements Personnels.
Téléphone : 905 602-9940
Télécopieur : 902 626-3529
Courriel : privacyofficer@icpei.ca
Adresse postale :
The Insurance Company of Prince Edward Island
14, rue Great George
Charlottetown, Île-du-Prince-Édouard C1A 4J6
Att. : Responsable de la Protection des Renseignements Personnels
