Préambule

ICPEI Holdings Inc. s’efforce de respecter les plus hauts niveaux d’éthique commerciale et d’intégrité dans l’exercice de toutes ses opérations et activités. Les administrateurs, dirigeants et employés d’ICPEI Holdings Inc. et de ses sociétés affiliées sont tenus d’observer en tout temps les normes les plus élevées en matière d’éthique commerciale et de conduire leurs affaires personnelles de manière à éviter tout conflit d’intérêts possible avec leurs fonctions et responsabilités.

Le présent Code d’Éthique et de Conduite Professionnelle (le « Code ») décrit les attentes de toutes les personnes associées à ICPEI Holdings Inc. et à ses sociétés affiliées. Le Code décrit également les procédures et les pratiques utilisées pour assurer une conduite éthique des affaires.

Le Code est destiné à compléter les autres politiques internes, y compris la Politique de Divulgation.

1. Portée
Ce Code s’applique à tous les administrateurs, dirigeants, employés d’ICPEI Holdings Inc. et de ses sociétés affiliées (collectivement dénommées « ICPEI » ou la « Compagnie »). Le Code s’applique à toute activité ou opération commerciale d’ICPEI, quel que soit le lieu. Les agents, les vendeurs tiers et les sous-traitants d’ICPEI sont également tenus d’opérer conformément au Code et doivent respecter les exigences de ce Code dans toutes leurs relations avec ICPEI.

Ce Code ne remplace pas les exigences légales ou réglementaires, les codes de conduite de l’industrie ou les obligations éthiques professionnelles, mais il est destiné à compléter ces obligations de conduite légale et éthique.

Le Code est une politique approuvée par le Conseil d’administration. Le Conseil d’administration examine et approuve le Code chaque année. L’Avocat Général d’ICPEI est responsable de l’administration du Code.

Chaque année, les employés d’ICPEI sont tenus d’examiner le Code et de reconnaître par écrit qu’ils acceptent de le respecter et de signaler les infractions au Code (annexe 1).

Tout employé ayant des doutes sur l’application du Code doit en discuter avec son Responsable, les Ressources
Humaines et/ou l’Avocat Général d’ICPEI. Toute personne ayant connaissance d’une infraction au Code doit signaler cette infraction comme décrite dans la section 12 intitulée « Signalement » ci-dessous.

2. Conformité avec les lois
L’engagement d’ICPEI en matière d’intégrité commence par le respect des lois, règles et réglementations là où nous exerçons nos activités. Le personnel est censé avoir une bonne compréhension des lois, règles et réglementations qui s’appliquent à son rôle spécifique. Le personnel n’est pas autorisé à s’engager dans, et ICPEI ne tolérera pas, toute activité illégale ou réalisée suite à une violation de la loi ou à des transactions commerciales non éthiques. Cela inclut tout paiement pour un acte illégal, les contributions indirectes, les rabais et les pots-de-vin. L’évitement irréfléchi ou délibéré des obligations légales et réglementaires n’est pas acceptable.

Les activités illégales ou les activités qui évitent délibérément ou par imprudence les obligations légales et réglementaires peuvent faire l’objet d’une discipline interne, y compris, s’il y a lieu, d’un licenciement motivé. Les activités illégales et/ou les activités qui évitent délibérément ou imprudemment les obligations légales et réglementaires peuvent être signalées aux autorités compétentes, y compris la police, les autorités gouvernementales chargées de délivrer les licences et/ou les autorités disciplinaires professionnelles.

Il incombe à chacun de signaler tout comportement contraire à l’éthique ou illégal. Voir la section « Signalement » ci-dessous.
Si un employé n’est pas certain qu’une action soit autorisée par la loi, il doit communiquer avec le service des Ressources Humaines.

3. Conformité aux politiques de l’entreprise
ICPEI dispose de politiques et de protocoles documentés pour protéger ses intérêts, les intérêts de ses employés, actionnaires et partenaires commerciaux et les intérêts généraux du public.

Le personnel est censé connaître et comprendre les politiques de la Compagnie. La Compagnie s’engage à informer les employés de ses politiques. Les politiques actuelles de la Compagnie doivent être facilement accessibles à tout le personnel. Les changements ou les modifications des politiques seront portés à l’attention du personnel. Les employés sont tenus de se tenir informés et de connaître l’impact des politiques spécifiques sur leur conduite personnelle et leurs relations professionnelles.

Le non-respect des politiques de la Compagnie peut entraîner des mesures disciplinaires internes, y compris un éventuel licenciement.

Les violations ou les violations potentielles de la politique de la Compagnie peuvent être signalées comme stipulé dans la section « Signalement » ci-dessous.

Si un employé se questionne au sujet d’une politique de la Compagnie ou se demande si un geste est autorisé en fonction d’une de ces politiques, il peut contacter le Responsable de son département ou le département des Ressources Humaines.

4. Conflits d’intérêts
Les administrateurs, les dirigeants et les employés d’ICPEI doivent remplir leurs fonctions consciencieusement, honnêtement et dans le meilleur intérêt de la Compagnie. Les employés ont un devoir de loyauté envers la Compagnie.

Les employés ne doivent pas
a) accepter tout autre emploi sans le consentement écrit d’ICPEI ;
b) avoir une relation ou s’engager dans une activité qui pourrait compromettre ou être perçue comme compromettant leur indépendance de jugement ou influencer leurs décisions ou actions concernant toute affaire qu’ils mènent au nom d’ICPEI ;
c) avoir un intérêt personnel, financier ou autre qui pourrait compromettre ou être perçu comme compromettant leur indépendance de jugement ou influencer leurs décisions ou actions concernant toute affaire qu’ils pourraient mener au nom d’ICPEI ;
d) prendre sciemment ou par imprudence toute mesure ou omettre de prendre toute mesure qui pourrait nuire aux intérêts ou à la réputation d’ICPEI ; ni
e) ignorer les conflits d’intérêts réels ou potentiels.

Quelles que soient les circonstances dans une situation donnée, si un employé estime qu’une voie qu’il a suivie, qu’il poursuit ou qu’il envisage de poursuivre, peut le placer dans un conflit d’intérêts, il doit immédiatement faire connaître tous les faits à son Gestionnaire et/ou aux Ressources Humaines et/ou à l’Avocat Général d’ICPEI.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, chaque employé doit :
a) être tenu de divulguer chaque année tout intérêt financier ou autre qu’il ou elle, ou tout membre de sa famille, pourrait avoir dans une entreprise ou une société commerciale ou professionnelle qui s’est engagée, ou pourrait à l’avenir s’engager dans des transactions avec ICPEI Holdings Inc. (Annexe 1). Les employés ne sont pas tenus de divulguer leurs intérêts financiers ou autres dans des sociétés cotées en bourse, à condition que les lois sur les valeurs mobilières n’en prescrivent pas la divulgation ; et
b) éviter d’accepter, ainsi que tout membre de sa famille, tout paiement, cadeau, divertissement ou autre faveur, ou toute promesse en ce sens, d’une valeur qui pourrait être considérée comme plaçant l’employé sous une obligation réelle ou apparente ou perçue envers un tiers traitant ou souhaitant traiter avec la Compagnie.

Cette politique n’a pas pour but d’empêcher l’acceptation par le personnel d’ICPEI d’un repas, de breuvages ou de divertissements occasionnels fournis dans le cadre normal des relations d’affaires/de travail, avec d’autres personnes.

Les employés doivent signaler par écrit à leur supérieur et/ou au Chef de la Direction Financière tout intérêt financier et/ou propriétaire qu’ils possèdent, ou qu’un membre de leur famille immédiate possède, auprès d’un assureur, un réassureur, un courtier, un agent général d’assurance, une agence ou tout vendeur lié à l’assurance faisant des affaires partout en Amérique du Nord.

5. Traitement équitable
L’engagement d’ICPEI Holdings Inc. envers l’intégrité s’étend aux relations respectueuses et équitables avec les clients, les fournisseurs, les détenteurs de titres et le personnel. En tout temps, ICPEI Holdings Inc. et son personnel traiteront ses partenaires commerciaux, ses clients, ses employés et ses investissements de manière équitable et conformément à la législation sur les pratiques commerciales et à la Directive : Conduite des activités d’assurance et traitement équitable des clients du Conseil canadien des responsables de la réglementation d’assurance. https://www.ccir-ccrra.org/Documents/View/3381

6. Investissements personnels
Les dirigeants et les employés doivent s’abstenir d’acheter et de vendre pour leur propre compte ou le compte d’un membre de leur famille, tout titre ou autre intérêt si :
a) cet achat ou cette vente pourrait influencer ou donner l’impression d’influencer ses décisions ou les mesures à prendre au nom d’ICPEI ;
b) cette personne est consciente que le même titre est actuellement acheté ou vendu, ou que son achat ou sa vente est envisagé par ICPEI, à moins que l’approbation préalable du Chef de la Direction Financière ne soit obtenue.
c) cet achat ou cette vente peut raisonnablement être considéré comme ayant été effectué avec la connaissance d’informations importantes qui n’ont pas été divulguées au public, mais qui ont été acquises par ICPEI en vertu d’une relation privilégiée.

Les employés ayant connaissance d’informations matérielles et non publiques visées au point c) ne sont pas autorisés à transmettre ces informations à d’autres personnes.

Tous les administrateurs, dirigeants et employés sont tenus de se conformer à la Politique de Divulgation.

7. Activité politique
ICPEI encourage la participation personnelle de ses employés au processus politique et ICPEI respecte le droit de l’employé à une vie privée absolue en ce qui concerne son activité politique personnelle et ne tentera pas d’influencer une telle activité.

Les fonds, biens ou services d’ICPEI ne doivent pas être utilisés comme contributions à des partis politiques, et les installations d’ICPEI ne doivent pas être mises à la disposition de candidats ou de campagnes, sauf sur autorisation du Conseil d’administration.

8. Vie privée et renseignements confidentiels
ICPEI s’engage à protéger les renseignements personnels et la vie privée de tous les individus conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée et aux normes et directives de l’industrie. La Politique de Confidentialité d’ICPEI est disponible sur son site Internet public.

Les administrateurs, dirigeants et employés d’ICPEI sont tenus de connaître et de respecter en tout temps la Politique de Confidentialité d’ICPEI. ICPEI fournira une formation et un enseignement sur les exigences et les questions relatives à la confidentialité. Les agents, sous-traitants, vendeurs tiers et partenaires commerciaux d’ICPEI sont tenus de prendre des mesures raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels des employés, assurés et demandeurs d’indemnisation d’ICPEI.

Tous les administrateurs, dirigeants, employés, sous-traitants, vendeurs tiers et partenaires commerciaux d’ICPEI sont tenus de prendre des mesures raisonnables pour maintenir et protéger la confidentialité des informations de la Compagnie et des informations de tiers obtenues dans le cadre de leur relation avec ICPEI.

Tout employé ayant des questions sur la Politique de Confidentialité, son interprétation ou son applicabilité doit contacter le Responsable de la Protection des Renseignements Personnels ou l’Avocat Général d’ICPEI. Tout employé ayant connaissance d’une violation de la confidentialité ou d’une violation potentielle de la confidentialité doit effectuer un signalement auprès de l’Avocat Général ou du Chef de la Direction Financière d’ICPEI.

9. Propriété de la matière exclusive
Tous les intérêts dans (a) les inventions et les améliorations (brevetables ou non) ; et (b) les suggestions, les propositions, les écrits, les programmes informatiques, les logiciels et autres, y compris les intérêts dans les droits d’auteur faits, conçus ou inventés par l’employé, seuls ou conjointement avec d’autres, au cours de son emploi chez ICPEI, sont la propriété unique et exclusive d’ICPEI. Sont exclus de cette exigence les objets exclusifs, qui sont définis comme étant ceux qui ont été créés, conçus ou inventés par l’employé avant son entrée en fonction auprès d’ICPEI et qui font l’objet d’un brevet canadien, d’une marque de commerce ou d’un enregistrement ou d’une demande de droit d’auteur auprès du gouvernement fédéral avant l’entrée en fonction de l’employé auprès d’ICPEI, ou d’une entente écrite contraire.

Tous les documents, les informations écrites, les programmes informatiques, les logiciels de données du système ICPEI et le matériel connexe et autres éléments, y compris, mais sans s’y limiter : le Manuel des procédures de caisse, le Manuel des procédures de réclamation, les manuels de souscription, les rapports, les dossiers et les informations relatives aux inventions ou aux améliorations, créés, préparés, conservés ou maintenus (autres que les objets exclusifs) par un employé ou auxquels un employé a accès alors qu’il est employé par la Compagnie, seront la propriété unique et exclusive de la Compagnie et seront remis par l’employé à la Compagnie immédiatement après la fin de son emploi (que cette fin d’emploi soit initiée par l’employé ou par la Compagnie) ou à tout moment à la demande de la Compagnie et l’employé ne conservera aucune copie ou reproduction de ces documents sans le consentement écrit de la Compagnie

10. Utilisation des biens de la Compagnie
L’utilisation inappropriée des biens de la Compagnie est interdite.

De temps à autre, ICPEI peut fournir aux employés des équipements et des dispositifs (tels que des téléphones mobiles, des ordinateurs portables, des écrans d’ordinateur, des bureaux, etc.) aux fins de l’exécution de leurs tâches professionnelles. Les employés sont tenus de prendre des mesures raisonnables pour protéger l’équipement et les dispositifs contre les dommages ou le vol. À la fin de leur emploi, les employés devront rendre la totalité du matériel appartenant à ICPEI. L’employé doit signaler immédiatement à son supérieur la perte ou la détérioration d’une pièce d’équipement.

11. Procédures de manipulation de l’argent
Tous les membres du personnel qui doivent manipuler de l’argent sont tenus de respecter les procédures de manipulation d’argent de ICPEI telles qu’elles sont définies dans le manuel de la Compagnie relatif aux Responsabilités Fiduciaires et à la Manipulation d’Argent ou telles qu’elles peuvent être modifiées de temps à autre.

12. Signalement
Signalement des événements à risque

Les administrateurs, les dirigeants et les employés sont responsables de l’identification et du signalement des incidents qui peuvent constituer un risque pour ICPEI. On entend par risque tout ce qui pourrait éventuellement causer des dommages, des pertes ou nuire à ICPEI et/ou à ses employés, ses actifs, ses partenaires commerciaux et ses détenteurs de titres. Les types de risques comprennent notamment les risques de réputation, stratégiques, physiques, financiers, de marché et technologiques. Un événement à risque est un incident qui présente un risque pour ICPEI.

Les événements à risque doivent être signalés lorsqu’ils sont découverts. Voici quelques exemples d’événements à risque :
• fraude ;
• intrusion ou défaillance des systèmes informatiques (c’est-à-dire logiciels malveillants, piratages, hameçonnage) ;
• systèmes offrant des remises qui ne sont plus proposées dans le manuel de souscription ;
• diffusion d’informations erronées sur ICPEI ;
• violation de la vie privée ;
• non-respect des règles/lignes directrices de souscription ou des processus de traitement des sinistres ;
• défauts ou problèmes dans les processus qui peuvent causer un risque de réputation, stratégique, financier ou de marché ;
• intérêts payés régulièrement sur les paiements en retard
• rapports tardifs aux régulateurs pouvant entraîner des amendes ;
• risques potentiels d’erreurs et d’omissions ;
• mauvais traitement des clients, du personnel ou des partenaires commerciaux ;
• mauvaise utilisation des actifs de la société ;
• risques liés à la sécurité au travail.

Les événements à risque peuvent être signalés de plusieurs façons :
a) signalement à Servicedesk – servicedesk@icpei.ca Veuillez inclure le mot « risque » dans la ligne d’objet et inclure une brève description de l’événement à risque ;
b) signalement au Gestionnaire, Ressources Humaines – contactez le Gestionnaire par courriel ou par téléphone. Il s’agit du choix de rapport privilégié pour les questions relatives aux employés ;
c) signalement en faisant rapport à un cadre supérieur (PDG, Chef de la Direction Financière, Avocat Général) – contactez le cadre supérieur par courriel ou par téléphone ;
d) signalement par l’entremise de la ligne Lanceur d’Alerte (voir les coordonnées ci-dessous) – utilisez cette ligne pour signaler de manière anonyme d’éventuels risques graves tels que des comportements criminels, des risques pour la sécurité au travail, l’utilisation abusive ou l’appropriation des actifs de la Compagnie.

Après avoir reçu un rapport d’événement à risque, le Chef de la Direction Financière déterminera la matérialité du risque et les prochaines étapes pour éliminer ou atténuer le risque.

Le signalement d’un événement à risque peut être effectué sans crainte de représailles, tant que le signalement est fait de bonne foi et n’est pas vexatoire ou frivole.

Plaintes des clients

ICPEI dispose d’un Processus de Résolution des Plaintes officiel pour traiter les plaintes liées à l’assurance. Le processus conforme et les coordonnées du Responsable des Plaintes d’ICPEI sont disponibles sur le site Internet public d’ICPEI.

Plainte Anonyme

Conformément aux directives du Comité d’audit et de risque du Conseil d’administration d’ICPEI Holdings Inc., ICPEI a mis en place une procédure pour la déclaration et le traitement des plaintes confidentielles et/ou anonymes. Ce service est à la disposition des employés, des assurés, des bénéficiaires, des parties prenantes et des tiers.

Les types d’incidents qui peuvent être signalés incluent, entre autres, les suivants :

Problèmes sensibles en milieu de travail, incluant les allégations de harcèlement et de discrimination
Comportement contraire à l’éthique ou illégal
Poblèmes de comptabilité, d’audit et de contrôle interne
Violations liées à la sûreté, sécurité et l’environnement
Allégations de fraude et vol
Conflits d’intérêts
Violations des réglementations
Violation des politiques internes

Les individus sont assurés que toutes les informations qu’ils fournissent seront traitées de manière confidentielle et discrète. Les signalements feront l’objet d’une enquête appropriée, au cas par cas, dans un délai rapide. Lorsque approprié, les problèmes graves seront portés à l’attention du Conseil d’administration.

Les inquiétudes peuvent être soulevées sans représailles, à condition qu’elles soient faites de bonne foi et qu’elles ne soient pas vexatoires ou frivoles et que l’on pense qu’il existe des motifs raisonnables de soulever des inquiétudes.

Ce processus confidentiel ne remplace pas les autres méthodes actuellement en place pour traiter les plaintes dans le cours normal des affaires. Les titulaires de polices, les bénéficiaires et les demandeurs sont encouragés à suivre le Processus de Résolution des Plaintes des clients disponible sur le site Internet public d’ICPEI.

La ligne d’assistance est accessible par téléphone ou par Internet :
Numéro de téléphone pour le signalement : 1 800 661-9675
Signalement via le site Internet : https://icpeiholdings.confidenceline.com/French/ICPEI-Holdings-Inc